Какие расходы можно учитывать на УСН доходы-расходы при ведении бизнеса

Перечень расходов, разрешённых к учёту при применении УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», строго регламентирован статьёй 346.16 Налогового кодекса РФ. Это означает, что предприниматель или организация не может учитывать любые деловые траты, а только те, которые прямо перечислены в законе. Даже если расходы напрямую связаны с ведением бизнеса, их нельзя включить в налоговую базу, если они не указаны в установленном перечне.

Ключевые категории расходов, разрешённых к учёту:

• Расходы на приобретение товаров — включая стоимость закупки и доставку, при условии последующей реализации;

• Материальные расходы — закупка сырья, материалов, комплектующих, используемых в производстве;

• Оплата труда работников — начисленная зарплата, отпускные, больничные и иные выплаты;

• Страховые взносы — в Пенсионный фонд, ФОМС, ФСС, включая взносы на травматизм;

• Арендные платежи — по договорам аренды недвижимости, оборудования, транспорта;

• Коммунальные услуги и связь — оплата интернета, мобильной и стационарной связи, электричества и других ресурсов;

• Услуги сторонних организаций — юридические, бухгалтерские, охранные, ИТ-обслуживание и др.;

• Расходы на рекламу — только в пределах, установленных законодательством.

«Закон чётко определяет, какие именно траты можно учесть. Налоговая служба не рассматривает индивидуальные обстоятельства бизнеса — только наличие документов и соответствие перечню», — комментирует специалист по налоговому учёту.

Кроме соответствия перечню, все расходы должны быть экономически обоснованными и подтверждёнными первичными бухгалтерскими документами. Только при соблюдении этих условий они могут быть признаны при расчёте налога.

Расходы на аренду и коммунальные услуги допускаются к учёту при УСН «доходы минус расходы» только при выполнении двух ключевых условий: наличие подтверждающих документов и фактическая оплата. Аренда офисов, складов, производственных помещений, а также оборудования и транспорта, может быть учтена в полном объёме, если она используется исключительно для нужд бизнеса.

Чтобы учесть арендные расходы, необходимы:

• заключённый договор аренды, в котором чётко указаны объекты аренды, сумма арендной платы и порядок расчётов;

• акты приёма-передачи имущества;

• платёжные документы (платёжные поручения, чеки, банковские выписки) в подтверждение оплаты аренды.

Аналогичным образом учитываются коммунальные расходы, если они оплачиваются арендатором на основании договоров или передаются через арендодателя. Важно, чтобы услуги были оформлены надлежащим образом:

• наличие договора энергоснабжения или соответствующего раздела в договоре аренды;

• счета от поставщиков коммунальных услуг;

• документы, подтверждающие оплату (квитанции, платёжные поручения, банковские выписки).

«Если предприниматель арендует помещение у физического лица, то особенно важно оформлять договор, указывать назначение аренды и производить оплату безналичным способом — только так удастся учесть расходы при налогообложении», — подчёркивает бухгалтер по УСН.

Без документального подтверждения или при оплате наличными без кассового чека, налоговая вправе исключить такие расходы из расчёта налога. Поэтому особое внимание нужно уделять качеству и полноте документов.

Расходы на оплату труда сотрудников и обязательные страховые взносы можно включать в состав расходов при применении УСН «доходы минус расходы», при условии их документального подтверждения и фактической выплаты. Это один из наиболее существенных и контролируемых блоков затрат в расчёте налога.

В состав расходов включаются:

• начисленная заработная плата сотрудникам, работающим по трудовым договорам;

• оплата отпусков и больничных, если они произведены за счёт работодателя;

• выплаты по договорам гражданско-правового характера, если они облагаются взносами;

• обязательные страховые взносы во внебюджетные фонды: в ПФР, ФОМС, ФСС (включая взносы на травматизм);

• выплаты в рамках добровольного страхования работников, если они соответствуют требованиям статьи 255 НК РФ.

«Зачастую предприниматели теряют право на вычет по зарплате просто потому, что не оформили вовремя первичные документы — приказы, табели учёта рабочего времени или не начислили налоги в срок», — отмечает практикующий налоговый консультант.

Для обоснования расходов необходимы: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, табели учёта рабочего времени, расчетные ведомости, платёжные поручения, отчёты в фонды (РСВ, 4-ФСС), а также выписки из банка. Учёт ведётся по кассовому методу — т.е. расходы признаются только после их фактической оплаты.

При применении УСН «доходы минус расходы» расходы на приобретение товаров, материалов и сырья подлежат учету при условии их использования в предпринимательской деятельности и наличия соответствующих документов. Эти затраты включаются в налоговую базу не в момент приобретения, а только после их оплаты и передачи в производство или реализации — в зависимости от характера использования.

Для учёта материальных расходов требуется:

• договор с поставщиком (купли-продажи, поставки и т.д.);

• накладные или акты приёмки (ТОРГ-12, акт выполненных работ и др.);

• счета-фактуры или счета;

• платёжные документы, подтверждающие оплату (платёжные поручения, банковские выписки);

• списание материалов в производство — оформляется накладными на внутреннее перемещение или актами списания;

• документы реализации — если речь о товарах для перепродажи.

Особенность упрощёнки заключается в том, что товары учитываются в расходах только после их реализации. То есть, даже если предприниматель закупил товар, оплатил его и получил, он не вправе списать эти расходы до момента продажи.

«Главная ошибка — это преждевременное включение затрат. УСН учитывает расходы по факту оплаты и использования. Просто наличие накладной и счёта недостаточно — важна последовательность операций», — подчёркивает бухгалтер со специализацией по УСН.

Также важно вести складской учёт, особенно при большом объёме закупок. Это поможет подтвердить движение товаров и избежать претензий со стороны налоговой при проверке.

Расходы на услуги подрядчиков и аутсорсинг можно включать в состав расходов при УСН «доходы минус расходы», если услуги связаны с деятельностью, приносящей доход, и подтверждены документально. Это может быть бухгалтерское сопровождение, юридические услуги, ИТ-поддержка, маркетинг, логистика, клининг, охрана и другие профессиональные сервисы, оказываемые внешними исполнителями.

Для того чтобы такие расходы были признаны налоговой, необходим полный комплект документов:

• договор оказания услуг или подряда, в котором указаны вид, объём и стоимость услуг;

• акт оказанных услуг или акт выполненных работ, подписанный обеими сторонами;

• счёт или счёт-фактура (необязателен, но может быть полезен для подтверждения стоимости);

• документы, подтверждающие оплату — банковские выписки, платёжные поручения.

«Если услуги оплачены, но не оформлены актом — расходы не признаются. Если есть акт, но нет оплаты — тоже не признаются. УСН требует одновременно факт оказания и факт оплаты», — комментирует налоговый консультант.

Особое внимание стоит уделить наличию деловой цели и экономической оправданности услуги. Если, например, заключён договор на маркетинговое обслуживание, но нет отчётов, подтверждающих объём и характер оказанных услуг, налоговая может посчитать расход необоснованным. Поэтому рекомендуется оформлять дополнительные документы — отчёты, результаты работ, технические задания — особенно если сумма крупная.

При применении УСН с объектом «доходы минус расходы» амортизацию основных средств в привычном бухгалтерском смысле — как постепенное списание стоимости через амортизационные отчисления — учитывать нельзя. Вместо этого в целях налогообложения допускается разовое списание стоимости основных средств по мере их ввода в эксплуатацию и фактической оплаты.

Согласно пункту 3 статьи 346.16 НК РФ, в расходы включаются:

• покупная стоимость основных средств (зданий, оборудования, транспорта и пр.);

• расходы на доставку, установку и монтаж, если они оплачены и документально подтверждены;

• только после фактической передачи в эксплуатацию — на основании акта ввода ОС (например, форма ОС-1);

• при условии полной оплаты — расходы признаются только после оплаты и ввода объекта в работу.

«Для УСН не важно, сколько лет вы используете оборудование — вся его стоимость списывается единовременно, но только после ввода в эксплуатацию и при наличии подтверждающих документов», — поясняет специалист по налогообложению.

Налоговая особенно тщательно проверяет операции с дорогостоящими основными средствами. Поэтому важно сохранить не только договор купли-продажи и накладные, но и акт ввода в эксплуатацию, а также учетные документы, подтверждающие использование имущества в деятельности, приносящей доход. Отсутствие этих документов может стать основанием для исключения расходов из налоговой базы.

При использовании УСН «доходы минус расходы» транспортные и командировочные расходы могут быть учтены в составе налоговых, но только при строгом соблюдении условий, установленных Налоговым кодексом. Эти расходы признаются только при их документальном подтверждении, экономической оправданности и наличии связи с деятельностью, направленной на получение дохода.

В состав транспортных расходов включаются:

• расходы на топливо, при наличии путевых листов и чеков АЗС;

• затраты на ремонт и техобслуживание, подтверждённые актами и счетами;

• страхование транспорта, если он используется в предпринимательской деятельности;

• транспортные услуги сторонних организаций, например, аренда автомобиля с водителем.

Для командировок допустимо учитывать:

• проезд к месту командировки и обратно — билеты, посадочные талоны, квитанции;

• суточные — в пределах норм, установленных законодательством;

• проживание — чеки отелей, счета, оформленные на организацию или ИП;

• прочие обоснованные расходы, например, аренда переговорной комнаты, если подтверждены документально.

«Командировочные — это зона особого внимания. Если нет приказа на командировку, авансового отчёта или билетов, налоговая откажет в признании расходов. Даже отсутствие одного документа может стать критичным», — подчёркивает практикующий бухгалтер.

Важно оформлять приказ о направлении в командировку, служебное задание, авансовый отчёт с подтверждающими документами, а также следить за тем, чтобы все расходы были оплачены безналично или через корпоративную карту. Только при соблюдении этих условий такие расходы можно учесть в расчёте налога.

Рекламные и маркетинговые расходы допускаются к учету на УСН с объектом «доходы минус расходы» только в пределах, установленных статьёй 346.16 НК РФ. Включать в состав налоговых затрат можно лишь те виды рекламы, которые соответствуют требованиям законодательства и могут быть подтверждены документально. Расходы должны быть направлены на продвижение конкретных товаров, работ или услуг, а не абстрактного имиджа компании.

Допустимыми к учету считаются следующие виды рекламных расходов:

• наружная реклама — баннеры, билборды, вывески, при наличии договоров и фотоотчетов;

• реклама в СМИ — публикации в газетах, журналах, на радио и телевидении, подтвержденные счетами и актами;

• контекстная и таргетированная реклама в интернете — расходы на размещение в «Яндекс.Директ», Google Ads, соцсетях;

• рекламные ролики и баннеры на сайтах, если есть договор и отчёт о размещении;

• изготовление рекламной продукции — буклеты, листовки, визитки, если они содержат информацию о товарах или услугах.

«Маркетинговые исследования, имиджевая реклама или спонсорство в большинстве случаев не признаются расходами на УСН. Налоговая требует прямой связи между затратами и продвижением конкретных товаров», — уточняет специалист по налогообложению малого бизнеса.

Для признания расходов обязательны: договор с подрядчиком, акт оказанных услуг, счёт и платёжные документы. Важно, чтобы рекламная услуга была оказана именно в интересах продвижения вашей коммерческой деятельности. Если рекламная кампания направлена на общий имидж или не содержит упоминания конкретных товаров, налоговая может отказать в признании расходов.

Для учета расходов при УСН «доходы минус расходы» важно не только то, чтобы трата была связана с бизнесом и входила в перечень разрешённых статьёй 346.16 НК РФ, но и то, чтобы она была документально подтверждена. Без надлежащего оформления расходов налоговая инспекция откажет в их признании, даже если они фактически понесены.

Минимальный комплект документов для подтверждения каждого расхода должен включать:

• договор с поставщиком или исполнителем (купли-продажи, аренды, оказания услуг и т.д.);

• первичный документ — товарная накладная, акт выполненных работ, счёт-фактура (при наличии);

• платёжный документ, подтверждающий факт оплаты — банковская выписка, платёжное поручение, чек;

• дополнительные документы в зависимости от вида расхода — акт ввода ОС, путевые листы, табели учёта рабочего времени и пр.

«Факт заключения договора без оплаты — не расход. Оплата без акта — не расход. Только связка договор + акт + оплата считается подтверждённой тратой», — подчёркивает налоговый консультант.

Кроме того, все документы должны быть правильно оформлены: с указанием сторон, реквизитов, точной суммы, дат и подписей. Если используется электронный документооборот, то обязательно наличие электронной подписи. Также важно вести Книгу учёта доходов и расходов (КУДиР), в которую своевременно вносятся все подтверждённые операции — без этого налоговая также может отказать в вычете расходов.

При учете расходов на УСН «доходы минус расходы» предприниматели часто совершают ошибки, из-за которых налоговая отказывает в признании затрат. Эти ошибки связаны не только с выбором неподходящих статей расходов, но и с отсутствием корректного документального оформления, нарушением порядка учета или неправильным выбором момента признания затрат.

Наиболее частые ошибки:

• Учет расходов без оплаты. На УСН действует кассовый метод, то есть расход можно списать только после фактической оплаты. Если услуга оказана, акт подписан, но платеж еще не проведен — расход не признается.

• Отсутствие первичных документов. Даже при наличии платежей, без актов, накладных или договоров расходы считаются неподтверждёнными.

• Преждевременное списание товаров. Закупленные товары для перепродажи можно списать в расходы только после их реализации, а не сразу после покупки.

• Отсутствие связи с доходом. Расход должен быть напрямую связан с деятельностью, приносящей доход. Например, покупка мебели для личного пользования не будет признана.

• Ошибки в КУДиР. Если расходы не внесены в Книгу учета доходов и расходов или внесены с ошибками, налоговая может посчитать, что они вообще не учитывались.

«Часто предприниматели уверены, что раз деньги потрачены, то и налог можно уменьшить. Но по УСН главное — правильное оформление, а не факт траты», — подчёркивает налоговый юрист.

Чтобы избежать проблем, следует наладить строгую систему документооборота, вести КУДиР регулярно и сверяться с перечнем расходов, разрешённых к учету по статье 346.16 НК РФ. Также полезно проводить периодические сверки и аудит учета, особенно перед подачей декларации.