Как рассчитать налог при УСН доходы минус расходы в 2025 году

УСН "доходы минус расходы" — это один из двух вариантов упрощённой системы налогообложения, при котором налог платится с разницы между фактически полученными доходами и понесёнными расходами. Этот режим регулируется главой 26.2 Налогового кодекса РФ и предназначен для малого бизнеса с ограничениями по численности сотрудников, годовому доходу (не более 200 млн рублей в 2025 году) и остаточной стоимости основных средств.

В отличие от УСН "доходы", где налог начисляется с валовой выручки, режим "доходы минус расходы" позволяет уменьшить налогооблагаемую базу за счёт затрат, если они подтверждены документально и соответствуют перечню, установленному законодательством. Ставка налога по умолчанию составляет 15%, но в некоторых регионах она может быть снижена по решению местных властей.

Режим УСН "доходы минус расходы" наиболее выгоден для следующих категорий бизнеса:

• Производственные компании с высокими затратами на сырьё и материалы

• Торговые организации с постоянными закупками товара

• IT-компании и стартапы с крупными вложениями в оборудование и разработку

• Сервисные фирмы с большими накладными расходами (аренда, оборудование, транспорт)

«Если расходы составляют более 60% от доходов, чаще всего выгоднее использовать УСН "доходы минус расходы"», — рекомендуют налоговые консультанты.

Однако важно помнить: чем сложнее структура расходов, тем выше требования к документообороту и учёту. Этот режим подходит тем, кто готов строго соблюдать порядок ведения бухгалтерии и обосновывать каждый вычет.

При расчете налога по УСН "доходы минус расходы" можно учитывать только те виды расходов, которые прямо перечислены в статье 346.16 Налогового кодекса РФ. Перечень закрытый, и если какая-либо статья затрат в нём отсутствует, то даже при наличии документов учесть её нельзя. Все расходы должны быть экономически обоснованными, подтвержденными первичными документами (счета, акты, накладные, договоры, кассовые и банковские чеки) и оплачены.

К основным видам расходов, которые можно учитывать при расчете налога, относятся:

• Приобретение товаров для перепродажи

• Затраты на материалы и сырьё для производства

• Аренда помещений и оборудования

• Коммунальные услуги, электроэнергия, связь и интернет

• Заработная плата сотрудников и страховые взносы

• Услуги сторонних организаций и специалистов (например, бухгалтерия или транспорт)

• Амортизация основных средств

• Командировочные и транспортные расходы, связанные с деятельностью

• Лицензии, сертификация, госпошлины, необходимые для работы

Важно отметить, что расходы можно включать в расчёт налога только после их оплаты. Например, если товары закуплены, но ещё не оплачены, они не могут быть учтены при расчёте налога за этот период.

«Право на вычет возникает только при одновременном выполнении двух условий — затрата должна быть оплачена и использоваться для получения дохода», — подчёркивается в письмах Минфина и ФНС.

Особое внимание стоит уделять оформлению документов. Например, аренда помещения должна быть подтверждена договором и платежными поручениями, а заработная плата — расчетными ведомостями и перечислением на счета сотрудников. Ошибки в документах часто становятся причиной отказа в учёте расходов при налоговых проверках.

Ведение учета доходов и расходов при УСН "доходы минус расходы" требует строгого соблюдения правил, установленных Налоговым кодексом РФ. Основным документом, в котором фиксируются все финансовые операции, является Книга учета доходов и расходов (КУДиР). Она может вестись как в бумажном, так и в электронном виде, но должна содержать полный и хронологический перечень всех операций с указанием даты, суммы и основания.

Доходы отражаются на дату поступления денежных средств на расчетный счёт или в кассу. Расходы, в отличие от общего режима налогообложения, учитываются только после их фактической оплаты и при наличии соответствующих документов. Это означает, что даже при наличии акта выполненных работ, но при отсутствии оплаты, списать сумму в расходы нельзя.

Для корректного учета необходимо:

• Завести и регулярно заполнять КУДиР

• Собирать и хранить все подтверждающие документы (счета, накладные, акты, чеки, платёжки)

• Указывать в учете только те расходы, которые входят в перечень из ст. 346.16 НК РФ

• Вести раздельный учет, если есть доходы от деятельности на других налоговых режимах

• Периодически сверяться с банком, кассой и бухучётом, чтобы избежать расхождений

«Любая сумма, отраженная в расходах, должна быть полностью подтверждена: дата, документ, платёж — всё должно совпадать», — подчеркивают специалисты ФНС.

Ошибка в хронологии записей, отсутствие подписи на акте или неправильное указание назначения платежа — даже такие "мелочи" могут привести к тому, что расходы не будут признаны при проверке. Поэтому бизнесу выгодно использовать бухгалтерское ПО или передать учёт профессиональному бухгалтеру, особенно при значительном объёме операций.

Расчёт налога при УСН "доходы минус расходы" производится по простой формуле:

Налог = (Доходы – Расходы) × Ставка налога

Ставка по умолчанию составляет 15%, но в некоторых регионах, при наличии льгот, может быть снижена (например, до 5% для IT-компаний или социальных предприятий). При этом важно учитывать минимальный налог — 1% от доходов за год — который нужно уплатить, если рассчитанная сумма налога окажется меньше.

Пример 1:
Организация за 2025 год получила доход в размере 6 000 000 рублей. Расходы, подтвержденные документально и оплаченные, составили 4 200 000 рублей.
Расчет:
(6 000 000 – 4 200 000) × 15% = 1 800 000 × 15% = 270 000 рублей — сумма налога к уплате.

Пример 2 (с минимальным налогом):
Доход — 2 500 000 рублей, расходы — 2 450 000 рублей.
Расчет обычного налога:
(2 500 000 – 2 450 000) × 15% = 50 000 × 15% = 7 500 рублей
Расчет минимального налога:
2 500 000 × 1% = 25 000 рублей
Поскольку минимальный налог больше, уплачивается именно он — 25 000 рублей.

«Если разница между доходами и расходами мала, бизнесу важно учитывать, что даже незначительный налог может быть заменён обязательной минимальной суммой», — напоминает ФНС России.

Также стоит учитывать, что при выявлении ошибок в подтверждении расходов налоговая может пересчитать налоговую базу, исключив недоказанные суммы. Поэтому важно не только правильно считать, но и документально подтверждать каждый этап расчёта.

Минимальный налог при УСН "доходы минус расходы" — это обязательный платёж в размере 1% от годового дохода, предусмотренный пунктом 6 статьи 346.18 Налогового кодекса РФ. Он действует как страховочный механизм для государства в тех случаях, когда компания или ИП показывают минимальную прибыль или убыток. Если исчисленный налог по формуле (доходы минус расходы) × 15% оказался меньше 1% от общего дохода за год, то предприниматель обязан уплатить именно минимальный налог.

Когда платится минимальный налог:
Он рассчитывается по итогам года и отражается в годовой налоговой декларации. Авансовые платежи в течение года рассчитываются по обычной формуле, и только в годовой декларации сравниваются две суммы:

• сумма налога по формуле (доходы – расходы) × 15%

• 1% от общего дохода за год

Если второй показатель выше, разница доплачивается в бюджет.

Пример:
Доход за год — 3 200 000 руб., расходы — 3 100 000 руб.
Налог по формуле: (3 200 000 – 3 100 000) × 15% = 15 000 руб.
Минимальный налог: 3 200 000 × 1% = 32 000 руб.
К уплате подлежит 32 000 рублей. При этом 15 000, уплаченные в течение года в виде авансов, засчитываются, а оставшиеся 17 000 нужно доплатить до 31 марта следующего года.

«Минимальный налог — не дополнительный сбор, а замена основного налога, если он оказался слишком мал», — объясняет ФНС в своих разъяснениях.

Важно: если налогоплательщик платит минимальный налог, он не подлежит возврату, даже если в следующем году деятельность окажется прибыльной. Поэтому при планировании налоговой нагрузки следует учитывать риск уплаты этой суммы, особенно для бизнеса с высокой долей расходов.

Для признания расходов при расчёте налога по УСН "доходы минус расходы" недостаточно просто понести затраты — каждое списание должно быть документально подтверждено. Согласно требованиям Налогового кодекса и разъяснениям ФНС, учитываются только оплаченные и документально оформленные расходы, имеющие прямое отношение к предпринимательской деятельности.

Основные документы, которые подтверждают расходы:

• Договор с контрагентом, в котором указаны условия поставки, оказания услуг или выполнения работ

• Счёт и счёт-фактура (для покупок у поставщиков, при необходимости — для учёта НДС)

• Акт выполненных работ или оказанных услуг, подписанный обеими сторонами

• Товарная накладная (ТОРГ-12) — при поставке материальных ценностей

• Платёжное поручение или кассовый чек, подтверждающий фактическую оплату

• Путевые листы, авансовые отчёты, билеты, чеки — для командировочных расходов

• Накладные на ГСМ, акты списания, если списываются расходы на транспорт и топливо

• Трудовые договоры, табели учёта времени, платёжные ведомости — при списании зарплаты и взносов

«Наличие акта без оплаты или оплаты без акта — недостаточно. ФНС требует полный комплект документов, включая доказательства экономической оправданности расходов», — говорится в письме Минфина №03-11-06/2/75.

Дополнительно, для спорных ситуаций, могут понадобиться служебные записки, внутренние приказы, скриншоты переписки с клиентами или контрагентами, подтверждающие реальность сделки. Хранить документы необходимо не менее 4 лет — именно столько составляет срок выездной налоговой проверки. Отсутствие даже одного документа из связки может привести к исключению расходов из КУДиР и начислению дополнительного налога.

Расчет налога по УСН "доходы минус расходы" требует строгой точности, и именно здесь предприниматели часто совершают ошибки, которые приводят к налоговым доначислениям, штрафам и отказу в зачете расходов. Наиболее распространённая ошибка — учет неподтвержденных или неправомерных расходов, не входящих в перечень, установленный ст. 346.16 НК РФ. Например, бизнес включает в вычеты представительские расходы, не подтвержденные актами и авансовыми отчётами, или амортизацию имущества, не поставленного на учет.

Среди других типичных ошибок:

• Отсутствие подтверждающих документов: накладные, акты, платёжки, договора

• Неправильная хронология — расход учтен до фактической оплаты

• Зарплата и страховые взносы учтены по начислению, а не по факту перечисления

• Платежи третьим лицам без связи с деятельностью (например, аренда жилья для сотрудника)

• Ошибка в расчёте минимального налога — часто забывают сравнить с фактическим

«ФНС может исключить расходы из КУДиР, если хотя бы один элемент подтверждения отсутствует — например, есть акт, но нет оплаты», — отмечается в письме Минфина № 03-11-11/178.

Чтобы избежать этих проблем, нужно:

• Проверять каждую статью расходов на соответствие закрытому перечню

• Хранить полный комплект документов — от договора до платёжного документа

• Вести учёт в бухгалтерском ПО или с участием профессионального бухгалтера

• Проводить внутренние сверки раз в квартал — по банку, КУДиР и документам

• При сомнениях консультироваться с налоговым юристом или аудитором

Точность в оформлении документов и своевременный контроль помогут не только избежать ошибок, но и законно снизить налоговую нагрузку.

Переход на УСН "доходы минус расходы" возможен как при регистрации бизнеса, так и в процессе работы. Главное — соблюсти сроки и подать уведомление в установленной форме. Для новых ИП и организаций режим можно выбрать сразу при регистрации — достаточно указать это в заявлении Р21001 (для ИП) или Р11001 (для ООО), а также приложить уведомление по форме 26.2-1.

Если бизнес уже работает на другом налоговом режиме, то подать заявление на переход на УСН нужно до 31 декабря года, предшествующего налоговому периоду, в котором планируется применение УСН. То есть, чтобы перейти на УСН с 1 января 2026 года, заявление следует подать не позднее 31 декабря 2025 года. Важно сразу указать объект налогообложения — "доходы минус расходы", иначе по умолчанию налоговая применит схему "доходы".

Условия для перехода:

• Доход за предыдущий год не превышает 200 млн рублей

• Численность сотрудников — не более 130 человек

• Остаточная стоимость основных средств — не более 150 млн рублей

• Отсутствие задолженности по налогам и страховым взносам

«Выбор объекта налогообложения — ключевой шаг. Смена "доходов" на "доходы минус расходы" возможна только с нового календарного года, по заявлению до 31 декабря», — напоминает ФНС в своих разъяснениях.

После подачи уведомления налоговая в течение 5 рабочих дней вносит сведения о применении УСН в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. С начала года бизнес уже обязан вести учёт по правилам УСН, включая КУДиР, и своевременно подавать декларации.

В 2025 году отчетность по УСН "доходы минус расходы" остаётся обязательной как для ИП, так и для организаций, несмотря на упрощенный налоговый режим. Основной отчет — декларация по УСН, которая подается ежегодно не позднее 31 марта для организаций и до 30 апреля для индивидуальных предпринимателей. Форма декларации утверждена приказом ФНС № ЕД-7-3/770@ и заполняется с учётом всех доходов и подтвержденных расходов за налоговый период.

Помимо декларации, налогоплательщики обязаны уплачивать ежеквартальные авансовые платежи. Они рассчитываются по формуле:
(Доходы – Расходы) × 15% нарастающим итогом с начала года.
Сроки уплаты авансов:

• за 1 квартал — до 25 апреля

• за полугодие — до 25 июля

• за 9 месяцев — до 25 октября

По итогам года производится окончательный расчет, и, при необходимости, доплачивается разница между уплаченными авансами и годовым налогом (или минимальным налогом, если он выше). Итоговый налог необходимо уплатить не позднее 31 марта 2026 года (для организаций) или до 30 апреля 2026 года (для ИП).

«Даже при отсутствии деятельности декларация по УСН сдается в обязательном порядке — с нулями. Невыполнение сроков — основание для штрафа и блокировки счетов», — предупреждает ФНС.

Также налогоплательщик обязан вести и хранить Книгу учёта доходов и расходов (КУДиР). Она не сдается в налоговую, но предоставляется по запросу при проверке. Ведение КУДиР обязательно даже при нулевой деятельности и отсутствии оборотов. Неведение или искажение данных в КУДиР может повлечь административную ответственность.