Можно ли самозанятому использовать онлайн кассу в 2025 году

Согласно действующему законодательству, в частности, Федеральному закону № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима "Налог на профессиональный доход"» и Федеральному закону № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники», самозанятые граждане освобождаются от обязанности применять онлайн-кассы. Это правило распространяется на всех налогоплательщиков, зарегистрированных в качестве плательщика налога на профессиональный доход (НПД) и использующих приложение «Мой налог» для оформления чеков.

В законе чётко прописано, что самозанятый формирует электронный чек через мобильное приложение или личный кабинет на сайте ФНС. Этот чек имеет полную юридическую силу и заменяет документ, формируемый через кассу. Поэтому в подавляющем большинстве ситуаций онлайн-касса самозанятому не требуется.

Однако существуют важные оговорки. Самозанятый обязан использовать ККТ, если:

• он принимает участие в расчётах как агент от имени другого лица;

• он работает через платформы, которые по условиям сотрудничества требуют применения ККТ (например, отдельные маркетплейсы);

• он перестаёт применять НПД и переходит на другой режим налогообложения, например, становится ИП на УСН.

ФНС России в своём официальном письме от 12.05.2021 № АБ-4-20/6647 уточняет:

«При применении специального налогового режима в виде налога на профессиональный доход физические лица освобождаются от обязанностей, установленных законодательством о применении ККТ».

Таким образом, по закону самозанятые вправе не использовать кассу, если соблюдают условия режима НПД и оформляют чеки исключительно через «Мой налог».

Хотя самозанятые освобождены от обязанности использовать онлайн-кассу в большинстве случаев, существуют ситуации, когда её применение становится обязательным. Это обусловлено не только налоговым статусом, но и характером деятельности, способом приёма оплаты и типом взаимодействия с клиентами.

Онлайн-касса обязательна для самозанятого в следующих случаях:

• если физлицо больше не применяет НПД и перешло на другой налоговый режим (например, стал ИП на УСН или ОСНО);

• если самозанятый действует как агент — то есть получает деньги от клиентов в интересах и по поручению другого лица;

• если самозанятый оказывает услуги через площадки, требующие пробития кассового чека (например, Ozon, Wildberries, Яндекс.Еда — в зависимости от модели сотрудничества);

• если расчёты проводятся с юрлицами или ИП и по договору требуется предоставить кассовый чек.

В разъяснениях ФНС говорится:

«В случае если физическое лицо действует не от своего имени, а в интересах другого лица (агентский договор), оно утрачивает право на применение НПД и обязано применять ККТ согласно 54-ФЗ».

Также стоит учитывать, что добровольный отказ от НПД влечёт за собой необходимость соблюдать все требования, предъявляемые к обычным предпринимателям, включая обязательное применение кассы при приеме наличных или эквайринговых платежей. Поэтому перед выбором формы деятельности важно тщательно проанализировать, в каких случаях вы обязаны применять онлайн-кассу, чтобы избежать налоговых нарушений.

Работать без онлайн-кассы могут все самозанятые, официально зарегистрированные в налоговой системе как плательщики налога на профессиональный доход (НПД), при соблюдении установленных условий. Ключевое требование — доходы должны поступать от собственной деятельности, а не через представительство третьих лиц или по агентским договорам.

Категории самозанятых, которым разрешено не использовать онлайн-кассу:

• физические лица, оказывающие услуги или продающие товары собственного производства напрямую клиентам — как физическим, так и юридическим лицам;

• самозанятые, принимающие оплату наличными, переводом на карту или через банковские приложения, при условии, что чек оформляется через «Мой налог»;

• специалисты-фрилансеры (дизайнеры, программисты, копирайтеры и пр.), работающие без агентов и посредников;

• репетиторы, няни, мастера бытовых услуг, ремесленники, работающие на себя и самостоятельно взаимодействующие с клиентами.

Федеральная налоговая служба подтверждает, что:

«Формирование электронного чека через приложение "Мой налог" освобождает самозанятого от обязанности применять контрольно-кассовую технику, при условии, что деятельность ведётся в рамках закона № 422-ФЗ».

Таким образом, абсолютное большинство самозанятых может работать без кассы, если деятельность ведётся напрямую, а чеки формируются через приложение «Мой налог». Это упрощает учет и снижает затраты на ведение бизнеса.

Разница между самозанятыми и индивидуальными предпринимателями (ИП) в вопросе применения онлайн-касс заключается в обязательности, способе оформления чеков и ответственности за нарушения. Самозанятые, находящиеся на режиме налога на профессиональный доход (НПД), освобождены от применения касс, в то время как ИП, в большинстве случаев, обязаны использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) при расчетах с физическими лицами.

Самозанятые оформляют чеки через мобильное приложение или личный кабинет «Мой налог». Эти чеки автоматически отправляются в ФНС и дублируются клиенту в электронном виде. При этом самозанятый:

• не обязан покупать, регистрировать и обслуживать онлайн-кассу;

• не заключает договор с оператором фискальных данных;

• не несёт расходов на покупку фискального накопителя и кассового ПО.

Индивидуальные предприниматели обязаны применять онлайн-кассу при:

• продаже товаров;

• оказании услуг или выполнении работ с расчётом наличными или с использованием банковских карт;

• любых формах оплаты, кроме строго безналичной (по договору на расчётный счёт без применения эквайринга).

Согласно 54-ФЗ:

«Индивидуальные предприниматели обязаны применять ККТ при осуществлении расчетов, за исключением случаев, прямо предусмотренных настоящим законом».

Таким образом, ИП сталкиваются с дополнительными расходами и обязанностями по кассовой дисциплине, тогда как самозанятые избавлены от этих требований при условии соблюдения рамок режима НПД.

Федеральный закон № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» устанавливает общий порядок использования онлайн-касс для всех хозяйствующих субъектов, включая индивидуальных предпринимателей и организации. Однако для самозанятых, применяющих налог на профессиональный доход (НПД), в этом законе предусмотрено исключение.

Согласно пункту 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ:

«Физические лица, применяющие специальный налоговый режим "Налог на профессиональный доход", не обязаны применять контрольно-кассовую технику при расчетах за товары, работы, услуги, при условии формирования чека через приложение "Мой налог"».

Это означает, что самозанятые освобождены от необходимости покупать онлайн-кассу, регистрировать её в налоговой, заключать договор с оператором фискальных данных и передавать сведения через кассовое оборудование. Все расчёты и формирование чеков происходят в цифровом виде через официальный сервис ФНС — мобильное приложение или личный кабинет «Мой налог».

Важно отметить, что если самозанятый выходит за рамки режима НПД (например, действует как агент или перестаёт использовать «Мой налог»), то он теряет право на освобождение от применения кассы и обязан соблюдать требования 54-ФЗ в полном объёме. Нарушение этого порядка может повлечь штраф в соответствии со статьёй 14.5 КоАП РФ.

Если самозанятый решает использовать онлайн-кассу добровольно — например, для повышения доверия со стороны клиентов или при работе с корпоративными заказчиками — он должен соблюдать стандартную процедуру регистрации и применения кассовой техники, как обычное физическое лицо без статуса ИП. Закон не запрещает самозанятым использовать ККТ, но требует соблюдения всех формальных шагов, установленных 54-ФЗ.

Процедура добровольного оформления онлайн-кассы для самозанятого включает следующие этапы:

• приобретение онлайн-кассы с фискальным накопителем, поддерживающей передачу данных оператору фискальных данных (ОФД);

• заключение договора с ОФД для передачи чеков в ФНС;

• регистрация кассы в личном кабинете на сайте nalog.ru как физического лица;

• получение регистрационного номера и настройка кассы согласно инструкции производителя;

• фискализация кассы и передача первого чека.

После этого самозанятый сможет пробивать чеки через кассу и передавать их в налоговую в реальном времени. Следует учесть, что электронный чек, сформированный через кассу, не заменяет чек из приложения «Мой налог». Поэтому при добровольном применении ККТ рекомендуется всё равно формировать чеки в «Моем налоге» для соблюдения условий НПД.

ФНС разъясняет:

«Самозанятые вправе использовать контрольно-кассовую технику по собственной инициативе, но при этом обязаны продолжать применять сервис "Мой налог" для фиксации дохода и формирования чека в системе НПД».

Таким образом, добровольное применение кассы возможно, но требует соблюдения двойного учета: пробитие чека в кассе и дублирование его в «Мой налог». Это увеличивает административную нагрузку, но может быть оправдано при работе с юрлицами или в сегментах с повышенными требованиями к документообороту.

При получении оплаты на банковскую карту самозанятый не обязан пробивать чек через онлайн-кассу, если он зарегистрирован в режиме налога на профессиональный доход (НПД) и использует приложение «Мой налог». Независимо от способа оплаты — наличные, перевод на карту, через СБП или эквайринг — самозанятый обязан зафиксировать доход и сформировать чек в приложении ФНС, а не через кассовый аппарат.

Федеральная налоговая служба официально подтверждает:

«Если расчёт с клиентом произведён переводом денежных средств на банковскую карту самозанятого, то чек формируется исключительно в приложении "Мой налог". Контрольно-кассовая техника при этом не применяется».

Это правило действует при выполнении двух условий:

• самозанятый работает напрямую, а не через агента;

• доход поступает от реализации собственных услуг или товаров, а не от имени третьего лица.

Важно понимать, что банковский перевод на карту не освобождает от обязанности выдать клиенту чек, пусть даже в электронном виде. Чек должен быть сформирован в течение суток с момента получения оплаты. Он автоматически передается в ФНС и доступен клиенту в приложении или по ссылке.

Таким образом, при оплате на карту касса не требуется, но обязательство оформить чек через «Мой налог» сохраняется. Нарушение этого требования может повлечь штраф по статье 129.13 НК РФ — до 20 000 рублей за повторное нарушение.

Ответственность самозанятого за нарушение требований по применению онлайн-касс зависит от характера нарушения и наличия признаков систематичности. Хотя большинство самозанятых освобождено от обязательного применения ККТ, в случаях, когда применение кассы требуется (например, при агентской деятельности или выходе за рамки НПД), невыполнение обязательств влечёт административные и налоговые санкции.

Если самозанятый обязан использовать онлайн-кассу, но не делает этого, применяется статья 14.5 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП РФ). Санкции могут быть следующими:

• штраф от 25% до 50% суммы расчёта без ККТ, но не менее 10 000 рублей;

• при повторном нарушении — возможна конфискация предметов расчета или приостановление деятельности до 90 суток (для ИП и юрлиц, если самозанятый утратил статус НПД).

Если самозанятый получает доход и не регистрирует его через «Мой налог» (то есть не оформляет чек), то нарушение квалифицируется как сокрытие доходов, и может применяться статья 129.13 Налогового кодекса РФ. Штраф в этом случае составляет:

• 20% от суммы неотражённого дохода — при первом нарушении;

• 100% — при повторном выявлении нарушения в течение шести месяцев.

ФНС подчёркивает в методических письмах:

«Самозанятый обязан оформить чек через приложение "Мой налог" независимо от формы расчёта. Отсутствие чека при наличии оплаты рассматривается как налоговое нарушение».

Таким образом, даже если касса не требуется, обязательное требование — своевременно формировать чек в "Моем налоге". Отсутствие ККТ не освобождает от ответственности за непрозрачные расчеты.

Приложение «Мой налог» — это официальный сервис Федеральной налоговой службы РФ, предназначенный для учёта доходов физических лиц, применяющих налог на профессиональный доход (НПД). Через него самозанятые оформляют чеки, уплачивают налог, получают уведомления от ФНС и формируют отчётность. Приложение полностью заменяет онлайн-кассу, если используется в соответствии с требованиями закона № 422-ФЗ.

Когда самозанятый получает оплату от клиента — наличными, на карту или через СБП — он обязан в течение суток внести данные о доходе в «Мой налог» и сформировать чек. Приложение автоматически:

• рассчитывает налог с применением пониженных ставок (4% для физлиц, 6% для юрлиц);

• отправляет электронный чек в ФНС;

• позволяет отправить чек клиенту по email, в мессенджере или по ссылке;

• учитывает доход для расчета итоговой суммы налога в конце месяца.

Прямое указание в законе 54-ФЗ (п. 2.1 ст. 2) гласит:

«Применение ККТ не требуется, если расчёт отражён в информационной системе, предусмотренной Федеральным законом № 422-ФЗ».

Таким образом, если самозанятый использует приложение «Мой налог» для регистрации всех поступлений, применять онлайн-кассу не нужно. Все функции кассы — фискализация, передача данных в ФНС, формирование чеков — полностью реализованы в цифровом виде через это приложение. Использование кассы в таком случае не требуется и может рассматриваться как избыточное.

В ближайшие годы кардинальных изменений в порядке применения онлайн‑касс для самозанятых не ожидается, однако ФНС планирует внести корректировки, касающиеся общей системы ККТ, которые коснутся и добровольных пользователей касс.

С 1 марта 2025 года вступают в силу поправки к 54‑ФЗ, которые:

• упрощают регистрацию и перерегистрацию касс — сроки сокращаются с 10 до 5 рабочих дней, доступна регистрация через Госуслуги и производителя ККТ evoclub.pro+14nalog.gov.ru+14xn--14-9kcqjffxnf3b.xn--p1ai+14;

• расширяют контроль за местом расчета: касса должна применяться строго по адресу, указанному при регистрации consultant.ru.

Эти изменения распространяются на всех пользователей онлайн‑касс, включая самозанятых, если они решили применять ККТ добровольно.

Что же касается самозанятых, то по сути:

• освобождение от обязательного применения касс сохраняется, пока они оформляют электронные чеки через «Мой налог» — исключений закон не предусматривает ru.wikipedia.orgconsultant.ru+6glavbukh.ru+6rokass.ru+6;

• никаких дополнительных ограничений или новых требований к ним не вводится, и использовать кассу они могут по собственной инициативе, соблюдая такие общие правила, как регистрация и адресное применение e-office24.ru+8regberry.ru+8xn--14-9kcqjffxnf3b.xn--p1ai+8.

Что касается перспектив:

• ожидается повышение лимита дохода самозанятых до 3,6 млн ₽ в 2025 году, а затем до 4,2 млн ₽ к 2028 году xn--80aapgyievp4gwb.xn--p1ai;

• законодательство может расширить перечень товарных категорий, подлежащих обязательной маркировке — это коснётся товаров, которые могут продавать самозанятые (например, одежду, косметику) xn--80aapgyievp4gwb.xn--p1ai;

• возможны новые требования к отчетности в Росстат, хотя официально пока выбрали автоматический сбор данных через межведомственный обмен klerk.ru+5xn--80aapgyievp4gwb.xn--p1ai+5kassaofd.ru+5.

Таким образом, ближайшие изменения в основном касаются инфраструктуры кассовой техники и контроля, а для самозанятых — освобождение сохраняется без изменений. Главное — следить за общими обновлениями 54‑ФЗ и не перепутать добровольное использование кассы с обязанностью её применять.