Как вести учет расходов при патентной системе налогообложения без бухгалтера

Патентная система налогообложения (ПСН) — это специальный налоговый режим, предназначенный для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих определённые виды деятельности, перечень которых устанавливается региональными властями. Основной особенностью этой системы является фиксированный размер налога, который не зависит от фактического дохода, а рассчитывается на основе потенциально возможного дохода, установленного государством для конкретного вида деятельности.

Учет доходов и расходов при ПСН не обязателен для целей налогообложения. Однако предпринимателю важно вести внутренний финансовый учет для контроля за эффективностью бизнеса. В отличие от упрощённой системы налогообложения, где расходы влияют на базу налогообложения, при ПСН расходы не уменьшают сумму налога. Тем не менее, их учет необходим по следующим причинам:

• для анализа фактической прибыли и рентабельности деятельности;

• для расчёта стоимости услуг, маржи, оценки себестоимости;

• для обоснования хозяйственных операций в случае налоговой или банковской проверки;

• для планирования бюджета, закупок, налоговой нагрузки и инвестиций.

По мнению Минфина России:
«При использовании патентной системы предприниматель освобожден от налогового учета в обычном понимании, но обязан обеспечивать достоверность данных о своей деятельности и сохранять первичные документы».

Таким образом, несмотря на кажущуюся простоту ПСН, дисциплина в учете расходов остаётся важной частью предпринимательской деятельности, особенно если бизнес связан с большими оборотами или масштабируемыми затратами.

Несмотря на то что при патентной системе налогообложения (ПСН) налог рассчитывается на основе потенциального дохода и не зависит от фактических расходов, предпринимателям важно вести внутренний учет затрат. Это необходимо не только для понимания финансовой картины бизнеса, но и для подтверждения обоснованности хозяйственных операций в случае проверок. В 2025 году перечень расходов, которые можно учитывать в рамках управленческого учета, остаётся прежним, но с учетом новых требований к первичной документации и хранения данных.

К основным видам расходов, которые разумно учитывать при ПСН, относятся:

• Закупка товаров, материалов, сырья — особенно актуально для торговли и производства.

• Аренда помещений и оборудования — даже если договор аренды заключён без НДС, он должен быть официально оформлен.

• Заработная плата сотрудников и выплаты по гражданско-правовым договорам — при условии официального трудоустройства или заключения договора.

• Оплата услуг связи, интернета, хостинга, CRM-систем и других IT-сервисов, если они задействованы в бизнес-процессах.

• Транспортные расходы, включая логистику, доставку, командировки — при наличии путевых листов и чеков.

• Маркетинговые и рекламные расходы, если есть договоры с агентствами или чеки за размещение рекламы.

Важно помнить:
«Факт расхода должен быть подтверждён документально — чек, счёт, накладная, договор, платёжка. Без этого налоговые органы вправе признать затраты недостоверными», — говорится в письме ФНС России от 15.11.2023 № БС-4-11/14632@.

Ведение такого учета позволит предпринимателю не только контролировать фактические издержки, но и грамотно выстраивать ценовую политику, оценивать рентабельность, а также подтверждать свою добросовестность при взаимодействии с банками и контрагентами.

Самостоятельное ведение учета расходов при патентной системе налогообложения — задача, с которой справится даже начинающий предприниматель. Для этого не требуется бухгалтерское образование, но важно соблюдать системность и дисциплину. Основной инструмент — простая таблица, созданная в Excel, Google Sheets или любом другом табличном редакторе. Также можно использовать бесплатные приложения для учета, например, "Мой налог", "Контур.Эльба", "Деньги ОК" и другие.

Для эффективной фиксации расходов предпринимателю стоит завести постоянную практику внесения данных по мере возникновения затрат. Каждая строка таблицы должна включать:

• дату операции;

• назначение расхода;

• контрагента (если есть);

• сумму;

• способ оплаты (наличные, карта, перевод);

• документ-основание (чек, счет, договор и пр.);

• категорию расхода (например, аренда, реклама, закупка, зарплата).

Для классификации расходов можно использовать фиксированные категории. Это позволит анализировать структуру затрат и выявлять наиболее затратные направления. Пример группировки:

• Операционные расходы — аренда, услуги связи, коммунальные платежи;

• Закупочные расходы — товары, материалы, инвентарь;

• Персонал — зарплата, налоги, страховые взносы;

• Маркетинг и реклама — продвижение, печатная продукция, таргет;

• Прочие расходы — доставка, транспорт, юридические услуги.

Как подчёркивает ФНС:
«Документы, подтверждающие хозяйственные расходы, должны быть сохранены в течение 4 лет, независимо от налогового режима».

Системный подход к учету без бухгалтера помогает не только снизить расходы на аутсорсинг, но и укрепляет контроль предпринимателя над собственными финансами.

Для индивидуальных предпринимателей на патентной системе существует множество онлайн-сервисов, которые упрощают ведение учета расходов и помогают контролировать финансовые потоки без участия бухгалтера. В 2025 году на рынке представлены как бесплатные, так и платные решения, различающиеся по функциональности, удобству и уровню автоматизации.

Бесплатные сервисы:

• Google Таблицы — идеальный инструмент для ручного учета. Предприниматель может создать собственный шаблон с категориями расходов, фильтрацией и формулами. Преимущество — доступность и возможность совместной работы с партнёрами.

• Мой налог — официальный сервис ФНС для самозанятых, но его можно использовать и для фиксации доходов и расходов вручную, если не требуется углублённый учет.

• Деньги ОК — бесплатное приложение для смартфона с возможностью ввода трат, разбивки по категориям и экспорта отчетов в таблицы.

Платные сервисы (с пробным периодом):

• Контур.Эльба — платформа для ИП с ПСН и другими режимами. Позволяет учитывать расходы, создавать акты, счета, следить за налоговыми сроками. Стоимость от 4 800 руб. в год, есть бесплатный тестовый доступ на 30 дней.

• Моё дело — сервис, ориентированный на малый бизнес. Учет расходов встроен в общий учет доходов, есть интеграция с банками и онлайн-кассами. Тарифы начинаются от 490 руб./мес.

• Бизнес.Ру — более комплексная система, подходящая для ИП с наёмными сотрудниками. Учет закупок, склад, CRM — всё в одном интерфейсе.

Как отмечает ФНС в методических рекомендациях от 2024 года:
«Использование цифровых сервисов способствует более точному и своевременному отражению финансовой информации, снижает риски ошибок и упрощает контроль за хозяйственной деятельностью».

Выбор между бесплатным и платным инструментом зависит от масштаба бизнеса. Для малого ИП с одной точкой и небольшим количеством операций подойдёт Excel или Google Sheets. При более сложной структуре лучше использовать специализированный сервис с автоматизацией.

При самостоятельном ведении учета расходов на патентной системе налогообложения предприниматели часто совершают ошибки, которые влекут за собой искажение финансовой картины бизнеса и повышенные риски при проверках. Несмотря на то что ПСН освобождает от обязательной отчетности, это не отменяет необходимости правильно фиксировать хозяйственные операции и сохранять документы.

Одна из самых распространенных ошибок — отсутствие подтверждающих документов. Например, предприниматель закупает товар на рынке или у физлица, получает только устное подтверждение, но не берет чек или накладную. В случае спора с налоговыми органами такие расходы невозможно подтвердить. То же касается онлайн-оплат без сохранения электронных чеков.

Другая типичная ошибка — смешение личных и бизнес-расходов. Например, если с корпоративной карты оплачиваются личные покупки, или наоборот — личная карта используется для оплаты аренды офиса. Без чёткого разграничения невозможно объективно оценить реальную себестоимость и прибыль. Это особенно критично при работе с банками или оформлении займов — неточные данные могут вызвать подозрение.

Также часто встречается неправильная классификация расходов. Предприниматель относит расходы на интернет-магазин к «рекламе», хотя фактически это затраты на IT-услуги. В результате — дублирование или искажение аналитики. Как отмечает ФНС в методическом письме № СД-4-3/1523@ от 2023 года:
«Неверная детализация расходов не освобождает от ответственности при обнаружении расхождений в документации».

Чтобы избежать этих ошибок, важно не только вести таблицу, но и регулярно проверять данные, сохранять все документы в электронном или бумажном виде, а также использовать единые правила классификации и хранения.

Хранение подтверждающих документов — ключевой элемент ведения учета расходов при патентной системе налогообложения. Даже если налоговая отчетность не требуется, предприниматель обязан обеспечить сохранность первичных документов, подтверждающих затраты. В 2025 году требования остались прежними: срок хранения составляет не менее 4 лет с конца налогового периода, в котором были произведены расходы. Это правило распространяется на все режимы налогообложения, включая ПСН.

Для ИП без бухгалтера удобнее всего использовать смешанную систему хранения: часть документов — в бумажном архиве, часть — в электронном виде. Чтобы не потерять данные, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

• Бумажные документы (чеки, акты, счета) следует хранить в отдельной папке по месяцам или категориям расходов. Чеки лучше вкладывать в файлы или ламинировать, чтобы предотвратить выцветание.

• Электронные документы — сканы, PDF-файлы, электронные чеки с касс, письма с подтверждениями — можно структурировать в облачном хранилище (Google Drive, Яндекс.Диск, Dropbox). Папки лучше называть по датам: «2025_01_расходы», «2025_02_аренда» и т.д.

• Для быстрого доступа и учета удобно прикладывать ссылки на документы в таблице учета расходов.

ФНС России в своих разъяснениях указывает:
«Независимо от способа ведения учета, предприниматель обязан по требованию предоставить оригиналы или заверенные копии первичных документов, подтверждающих расходы» (Письмо № ЕД-4-15/2501@ от 07.02.2024).

Дополнительно рекомендуется делать резервную копию всех электронных документов хотя бы раз в месяц — на внешний диск или в облако. Это особенно важно в случае выхода из строя оборудования или утери доступа к аккаунту. Правильная система хранения — залог спокойствия при любой проверке или финансовом разборе.

При использовании патентной системы налогообложения (ПСН) важно понимать, что не все расходы, даже фактически понесённые, могут быть признаны обоснованными с точки зрения законодательства и управленческого учета. Хотя налог на патент фиксирован и не зависит от затрат, неправильно учтённые или неподтверждённые расходы могут привести к финансовым ошибкам или проблемам при проверках (например, при запросах из банка, ПФР или ФНС).

Расходы, которые не признаются при ПСН:

• Личные траты, оформленные как бизнес-расходы. Покупка бытовой техники, питания, мебели и других товаров для личного использования не может считаться затратами бизнеса, даже если оплата проведена с расчётного счёта ИП.

• Расходы без подтверждающих документов. Оплата «по договорённости» без чека, накладной или акта не признаётся. Например, перевозка товара на личной машине без путевого листа или расписок.

• Затраты, не относящиеся к виду деятельности, указанному в патенте. Например, если патент оформлен на розничную торговлю, то расходы на оказание услуг или производство не будут считаться допустимыми с точки зрения логики учета.

• Двойной учёт расходов. Когда одна и та же сумма фигурирует дважды в учётной таблице — например, как "закупка" и как "прочие расходы".

В Письме Минфина РФ № 03-11-11/12532 от 2023 года указано:
«Расходы при патентной системе налогового значения не имеют, однако предприниматель обязан вести достоверный учёт и при необходимости предоставить документы, подтверждающие деловую цель затрат».

Чтобы избежать проблем, рекомендуется:

• четко разграничивать личные и бизнес-расходы;

• сохранять оригиналы или копии всех документов;

• проверять, соответствует ли конкретная статья расхода заявленному виду деятельности по патенту;

• регулярно сверять данные учёта и удалять дублирующиеся записи.

Такой подход позволит вести учёт не только для себя, но и быть готовым к обоснованию затрат при любой внешней проверке.

Составление простой таблицы учета расходов в Excel или Google Sheets — практичное решение для ИП на патентной системе, которое позволяет систематизировать все траты без привлечения бухгалтера. Такая таблица не требует сложных формул и может быть настроена за 15–30 минут. Главное — создать удобную структуру и соблюдать регулярность заполнения.

Шаги для создания таблицы:

1. Откройте Excel или Google Sheets и создайте новый файл, дайте ему понятное название: Учет расходов_2025.

2. В первой строке создайте заголовки столбцов:

   • Дата расхода

   • Наименование статьи расхода

   • Сумма

   • Способ оплаты (наличные/карта/счёт)

   • Контрагент

   • Назначение (комментарий)

   • Документ (ссылка или отметка, что документ в архиве)

   • Категория (аренда, закупка, реклама и т.д.)

3. Для удобства анализа можно использовать выпадающие списки в колонке «Категория» (через «Данные» → «Проверка данных» в Excel или Google Sheets).

4. Чтобы отслеживать суммы, добавьте строку итога с функцией СУММ() по столбцу «Сумма».

Пример строки в таблице:

12.04.2025 | Покупка упаковки | 3 200 | Карта | ООО «Тара+» | Пакеты для доставки | Чек в папке 04_2025 | Закупка

ФНС в методических рекомендациях по ПСН отмечает:
«Предприниматель обязан по требованию представить документы, подтверждающие ведение хозяйственной деятельности. Самостоятельные таблицы допустимы в качестве внутреннего учета».

Преимущество Google Sheets — доступ с любого устройства, возможность работать с таблицей в команде и автоматическое сохранение. Excel подойдет тем, кто предпочитает офлайн-доступ и больше функций для настройки внешнего вида. Главное — вносить данные сразу после расходной операции, чтобы избежать потерь информации.

На патентной системе налогообложения (ПСН) индивидуальный предприниматель освобождается от обязанности сдачи налоговой отчетности по прибыли. В частности, не нужно подавать декларацию по УСН или ОСНО, так как налог по патенту фиксирован и рассчитывается исходя из потенциального дохода, установленного налоговой службой для каждого вида деятельности. Однако это не означает, что предприниматель полностью освобожден от взаимодействия с ФНС.

Несмотря на отсутствие деклараций, ИП на патенте обязан:

• уплачивать стоимость патента в установленные сроки (если срок действия более 12 месяцев — равными долями);

• сдавать отчетность по сотрудникам — это СЗВ-М, СЗВ-ТД, 6-НДФЛ и другие формы в случае наличия работников;

• вести учёт доходов и расходов — не в целях налогообложения, а для подтверждения фактической деятельности и анализа.

Расходы, хоть и не влияют напрямую на размер налога при ПСН, играют важную роль при налоговых проверках. В частности, при камеральной или выездной проверке налоговая может потребовать подтвердить, что деятельность действительно велась, а не была фиктивной. Расходы с подтверждающими документами — аренда, закупки, услуги — являются одним из признаков реальной предпринимательской деятельности.

В письме ФНС от 15.11.2023 № БС-4-11/14632@ указано:
«При отсутствии признаков реального ведения бизнеса налоговый орган вправе пересмотреть правомерность применения ПСН».

Кроме того, банки и другие организации (например, при оформлении кредита или субсидии) могут запрашивать информацию о финансовом состоянии ИП, включая структуру расходов. Поэтому системный и документально подтверждённый учёт расходов снижает риски, повышает доверие со стороны контрагентов и помогает обосновать деловую активность.