Как вести бухгалтерию без бухгалтера с помощью Notion или Google Таблиц

Создание системы учета доходов и расходов в Google Таблицах начинается с четкой структуры. Таблица должна быть удобной, понятной и отражать все финансовые операции бизнеса: поступления, расходы, налоги, задолженности и т.д. Основной принцип — наглядность и автоматизация. Вам не нужно быть бухгалтером, чтобы контролировать финансы, если таблица спроектирована правильно.

На первом этапе создается основной лист с ежедневным учетом операций. В нем должно быть несколько обязательных колонок:

• Дата — когда была совершена операция

• Тип — доход или расход

• Категория — например, оплата от клиента, аренда, налоги, реклама

• Описание — краткое пояснение (например, “платеж от ИП Иванов за консультацию”)

• Сумма — числовое значение

• Способ оплаты — карта, наличные, перевод

• Комментарий — необязательное поле для пометок

После занесения данных, следующим шагом будет создание сводных таблиц и отчетов. С помощью функций SUMIF, QUERY, FILTER можно автоматически считать:

• общую сумму доходов и расходов за месяц

• остаток на счете

• динамику по категориям (например, сколько тратится на маркетинг или услуги)

• графики и диаграммы по неделям или месяцам

«Хорошо продуманная Google Таблица может заменить не только бухгалтера, но и систему управленческого учета» — отмечает Ольга Кравченко, финансовый консультант для малого бизнеса.

Для наглядности стоит выделять цветами доходы и расходы, использовать условное форматирование и создавать выпадающие списки для категорий, чтобы минимизировать ошибки при вводе. По сути, вы создаете простую CRM, привязанную к финансам. Главное — регулярно обновлять данные и проверять формулы.

Notion — это мощный инструмент для малого бизнеса, в котором можно выстроить не просто таблицу учета, а целую систему управления финансами, задачами и клиентами. В отличие от Google Таблиц, здесь можно совмещать таблицы с текстами, напоминаниями, чек-листами и аналитикой. Для учета финансов важно правильно структурировать базу данных, используя типы колонок и связи между таблицами.

Первым шагом создайте базу “Финансовые операции”, где каждая строка — это отдельная транзакция. Включите следующие поля:

• Дата (Date) — календарный выбор даты операции

• Сумма (Number) — числовое значение, можно задать валюту

• Тип операции (Select) — доход, расход, перевод

• Категория (Multi-select) — аренда, клиенты, реклама, налоги, услуги

• Контрагент (Relation) — связь с другой таблицей, например “Клиенты” или “Поставщики”

• Проект (Relation) — если вы ведете учет по проектам

• Комментарий (Text) — пояснение или напоминание

Далее создаются вьюхи (представления): например, представление по месяцам, по типу операции, по проекту. Это позволяет визуализировать информацию без необходимости копировать или фильтровать вручную. Добавьте доску Kanban для визуального контроля входящих и исходящих платежей, а также календарный вид для отображения планируемых оплат.

«В Notion мне удалось собрать в одном месте финансы, клиентов и задачи. Это убрало хаос и дало реальную картину бизнеса» — делится опытом Олег Синицын, владелец маркетингового агентства.

Дополнительно можно создать страницы с отчетами, например: “Доходы по клиентам за квартал”, “Расходы по проектам”, “Платежный календарь”. Используйте формулы внутри таблиц, чтобы рассчитывать чистую прибыль, сравнивать план и факт. Главное преимущество Notion — в гибкости. Вы сами решаете, какую аналитику и структуру использовать, адаптируя систему под специфику бизнеса.

Google Таблицы позволяют автоматизировать ряд рутинных бухгалтерских операций, которые в традиционном виде требуют постоянного ручного ввода и проверки. Это особенно актуально для предпринимателей, которые ведут учет самостоятельно и стремятся сэкономить время без потери контроля над финансами.

Одна из самых очевидных автоматизаций — это расчет итогов по категориям и периодам. С помощью формул SUMIF, ARRAYFORMULA, QUERY можно задать автоматическое суммирование доходов и расходов за месяц, квартал или год. Эти данные легко выводятся на отдельный лист с отчетностью, которая обновляется в режиме реального времени.

Примеры задач, которые можно автоматизировать:

• Автоматическое определение баланса по дням, неделям и месяцам

• Расчет налогов: например, 6% с дохода для УСН (упрощенной системы налогообложения)

• Создание уведомлений о предстоящих платежах (через Google Calendar или App Script)

• Выделение ошибок и аномалий с помощью условного форматирования

• Подсчет прибыли по каждому клиенту или проекту через фильтры и сводные таблицы

«Google Таблицы позволяют создать полноценную бухгалтерскую систему без дорогостоящих решений — главное, один раз грамотно всё настроить» — говорит Ирина Полетаева, специалист по автоматизации процессов для ИП.

Для более продвинутых пользователей доступна интеграция с Google Apps Script. Это дает возможность, например, отправлять автоматические письма с отчетами, подтягивать данные из других таблиц или форм, и даже синхронизировать финансы с CRM. Таким образом, автоматизация в Google Таблицах — это не просто удобство, а полноценный инструмент оптимизации бизнес-процессов.

Для предпринимателей, которые хотят вести учет в Notion, особенно полезными будут готовые шаблоны, которые можно адаптировать под нужды конкретного бизнеса. Notion позволяет импортировать шаблоны, созданные другими пользователями, или создать свои собственные на основе уже существующих решений. Это ускоряет процесс запуска финансового учета и снижает вероятность ошибок на старте.

Один из популярных шаблонов — “Финансовый дэшборд”. Он включает в себя несколько связанных таблиц:

• Доходы и расходы — основная база с фильтрами по категориям, датам, клиентам и проектам

• Платежный календарь — визуальное отображение предстоящих и прошедших транзакций

• Отчет по прибыли — сводка по месяцам с расчетом чистой прибыли и динамикой

• Категории расходов — справочник, связанный с основной базой, для автоматизации аналитики

• Клиенты и контрагенты — база с возможностью отслеживания платежей по каждому клиенту

Другой полезный шаблон — “Учет по проектам”, особенно актуален для фрилансеров и агентств. Здесь каждый проект связан с финансами, задачами, файлами и комментариями. Это позволяет видеть не только, сколько заработано по каждому направлению, но и какие расходы связаны с реализацией, вплоть до уровня исполнителей.

«Шаблон с привязкой платежей к клиентам и категориям помог мне обнаружить, что 60% расходов уходит на непрофильные задачи. Без этого я бы продолжал терять деньги» — рассказывает Кирилл Захаров, основатель веб-студии.

Notion также предлагает шаблоны от сообщества, которые можно найти через поиск по галерее (Notion Template Gallery) или на сторонних ресурсах, таких как Notionery или Templatel. Важно выбирать шаблоны с уже встроенными связями и формулами — они значительно упрощают старт и позволяют сосредоточиться на наполнении, а не на технической настройке.

Выбор между Notion и Google Таблицами для ведения бухгалтерского учета зависит от задач, стиля работы и приоритетов предпринимателя. Оба инструмента позволяют вести учет без привлечения бухгалтера, но делают это по-разному.

Google Таблицы — это идеальный выбор для тех, кому важны точные расчеты, автоматизация и математическая строгость. С помощью формул (SUMIF, QUERY, ARRAYFORMULA, IFERROR) можно построить полноценную модель учета с динамическими отчетами. Таблицы хорошо подходят для:

• ежемесячного учета доходов и расходов с точной арифметикой

• расчетов налогов и отчислений

• формирования управленческой отчетности

• быстрой интеграции с внешними сервисами (через API и Google Apps Script)

В свою очередь, Notion выигрывает за счёт визуальной структуры, удобства работы с данными и гибкости в организации информации. Здесь можно связать финансовые записи с проектами, клиентами, задачами и заметками. Notion лучше справляется с:

• ведением учета по проектам и клиентам

• визуализацией платежей через календари, галереи, доски

• объединением финансов с операционной деятельностью (например, задачи + оплата по ним)

• построением системы без формул и сложной логики

«В Google Таблицах у меня отчеты и цифры, в Notion — весь контекст: кто, за что, и почему заплатил. Я использую их вместе» — делится опытом Вера Матвеева, индивидуальный предприниматель в сфере онлайн-услуг.

В итоге, если требуется строгая финансовая отчетность с формулами и расчетами — лучше выбрать Google Таблицы. Если нужно интегрировать финансы в общую систему управления бизнесом и не тратить время на настройку формул — Notion станет гибким и удобным решением. Многие предприниматели находят оптимальным использование обеих платформ в тандеме.

Учет налогов и обязательных платежей без бухгалтера требует дисциплины и чёткой структуры. Особенно это важно для предпринимателей на УСН (упрощённая система налогообложения), ПСН (патентная система) или самозанятых. Основная задача — не пропустить сроки и правильно рассчитать суммы к уплате, чтобы избежать штрафов и пени. Google Таблицы и Notion позволяют настроить простую, но эффективную систему контроля налоговых обязательств.

В Google Таблицах можно создать отдельный лист "Налоги и взносы", где для каждой категории платежей указываются:

• тип платежа (фиксированные взносы ИП, налог УСН, налог на ПСН, НДФЛ, страховые взносы)

• срок оплаты

• расчетная сумма

• статус (запланировано, оплачено, просрочено)

• ссылка на квитанцию или платёжку

Формулы (SUM, IF, TODAY) позволяют подсветить просроченные платежи, рассчитать ежемесячные налоговые обязательства и сравнивать факт с планом. Дополнительно можно настроить интеграцию с Google Календарем, чтобы автоматически получать напоминания за несколько дней до срока оплаты.

В Notion удобно вести платежный календарь, привязанный к базе с налоговыми обязательствами. Каждое событие — это платёж с привязкой к дате, сумме и категории. Можно добавить чек-лист с необходимыми действиями: «подготовить декларацию», «сформировать платёж», «отправить через банк». Используя шаблоны и дублирование записей, легко автоматизировать повторяющиеся взносы — например, фиксированные взносы ИП раз в квартал.

«У меня в Notion стоит напоминание за 5 дней до уплаты УСН, и есть кнопка “создать платёж”. Это проще, чем каждый раз вспоминать, куда и сколько платить» — говорит Анна Соколова, ИП на УСН.

Для точного расчета налогов можно использовать онлайн-калькуляторы от налоговой или специализированные сервисы, а результаты вносить в таблицу или базу. Главное — не полагаться на память и фиксировать каждое обязательство в своей системе учета.

Учет доходов и расходов по проектам и клиентам в Notion особенно полезен для фрилансеров, агентств и малого бизнеса, где важно понимать, какие направления приносят прибыль, а какие убыточны. В отличие от классических таблиц, Notion позволяет строить взаимосвязанные базы данных — именно это делает возможным сквозной учет.

Основу составляет база “Финансовые операции”, в которой каждая запись — это конкретный доход или расход. Ключевое поле — связь с базами “Проекты” и “Клиенты”. Например, поступление от клиента ИП Сидоров за консультацию будет связано одновременно и с клиентом, и с проектом “Консалтинг май 2025”. Это дает возможность фильтровать операции не просто по дате, а по конкретной связке "проект-клиент".

Дополнительно создаются:

• база “Клиенты” — с данными о компании, контактах, истории платежей

• база “Проекты” — с бюджетом, плановыми расходами, этапами

• сводка “Финансовые итоги по проектам” — с подсчетом доходов, расходов, прибыли

• представление “Доход по клиентам” — сумма всех поступлений за период по каждому контрагенту

«Сводка по каждому клиенту показывает, кто приносит 80% прибыли. Это помогло мне пересмотреть фокус и отказаться от убыточных заказов» — делится опытом Павел Демченко, владелец SMM-студии.

В Notion удобно использовать фильтры и группировку: например, можно быстро построить вид, где отображаются только активные проекты, расходы выше 10 000 рублей, или неоплаченные счета. Такой подход не только упрощает учет, но и повышает финансовую осознанность — вы видите, где теряются деньги, и какие клиенты генерируют основной поток.

Контроль дебиторской задолженности в Google Таблицах позволяет предпринимателю не упускать из виду просроченные платежи и эффективно управлять поступлением средств. Это особенно важно при работе с отсрочками по оплате, постоплатными договорами или постоянными клиентами, у которых бывают задержки.

Создайте отдельный лист “Дебиторка”, где каждая строка — это ожидаемый платеж от клиента. Обязательные колонки:

• Клиент — наименование или ИНН

• Сумма к оплате — числовое значение

• Дата выставления счета

• Срок оплаты (дата)

• Факт оплаты (дата)

• Статус — “Ожидается”, “Оплачено”, “Просрочено” (можно с выпадающим списком)

• Комментарий — например, ссылка на договор или переписку

С помощью формулы =IF(AND(ISBLANK(F2), TODAY()>E2), "Просрочено", IF(ISBLANK(F2), "Ожидается", "Оплачено")) можно автоматизировать обновление статуса в зависимости от факта оплаты и текущей даты. Также примените условное форматирование, чтобы просроченные платежи выделялись красным, а оплаченные — зеленым.

«Я добавил в таблицу авторасчет просрочек и теперь каждую неделю вижу, кто тянет с оплатой — раньше это терялось в переписке» — говорит Дмитрий Шаров, ИП по разработке ПО.

Для удобства анализа можно настроить сводную таблицу: общая сумма дебиторки, средний срок задолженности, ТОП-5 клиентов с самыми крупными долгами. Такая простая система в Google Таблицах даёт полную прозрачность и помогает вовремя напоминать клиентам о неоплаченных счетах, что особенно критично для бизнеса с небольшим денежным потоком.

Безопасность — критически важный аспект при ведении бухгалтерии в облачных сервисах, таких как Google Таблицы и Notion. Финансовые данные содержат чувствительную информацию: суммы контрактов, данные клиентов, сведения о налогах. Утечка или потеря этих данных может повлечь за собой не только репутационные, но и юридические риски.

В Google Таблицах уровень защиты напрямую зависит от настроек доступа. Необходимо:

• отключить общий доступ “по ссылке”, если таблица содержит персональные данные

• настроить конкретные права — например, клиенту разрешить только просмотр, а сотруднику — редактирование

• регулярно проверять список пользователей, которым открыт доступ

• включить двухфакторную аутентификацию в аккаунте Google, чтобы исключить несанкционированный вход

Notion использует шифрование данных как в покое (at rest), так и в процессе передачи (in transit), но ответственность за контроль доступа остаётся на пользователе. Здесь также важно:

• создавать отдельные рабочие пространства для разных типов данных

• ограничивать права доступа к таблицам и страницам с бухгалтерией

• не использовать личный аккаунт для ведения бизнес-учета, чтобы не потерять данные при смене e-mail или блокировке

«Я потерял доступ к всей бухгалтерии, потому что сотрудник уволился и использовал личную почту. После этого перешёл на корпоративный Google Workspace и завёл отдельные уровни доступа» — делится опытом Артём Гришаев, владелец интернет-магазина.

Рекомендуется также делать резервные копии — выгрузку данных в формате Excel (для Google) или экспорт базы в Markdown/CSV (для Notion) хотя бы раз в месяц. Это минимизирует риски в случае технических сбоев или блокировок. Надёжная защита данных — это не дополнительная опция, а фундамент устойчивой финансовой системы.

Самостоятельное ведение бухгалтерии без опыта часто приводит к системным ошибкам, которые могут обернуться штрафами, сбоями в бизнес-процессах и искажённой финансовой картиной. Многие из этих ошибок повторяются у разных предпринимателей, особенно на начальном этапе.

Одна из распространённых проблем — несвоевременная фиксация операций. Часто предприниматели вносят данные о расходах и доходах “задним числом”, из-за чего возникают пробелы и ошибки в расчётах налогов. Чтобы этого избежать, стоит завести привычку фиксировать каждую транзакцию в день её совершения, используя Google Таблицы или мобильную версию Notion. Автоматические напоминания и шаблоны записей ускоряют этот процесс.

Также часто игнорируется учёт по категориям. Если все расходы записывать одной строкой, невозможно будет понять, куда уходят деньги. Грамотная категоризация (аренда, реклама, услуги подрядчиков, налоги) помогает анализировать эффективность бизнеса. Рекомендуется завести справочник категорий и использовать выпадающие списки в таблицах, чтобы избежать расхождений в названиях и дублирования.

«Я записывал всё в одну таблицу без фильтров, и в какой-то момент вообще перестал понимать, кто мне платил и за что. После внедрения категорий и связей с клиентами ситуация прояснилась» — рассказывает Виталий Мищенко, индивидуальный предприниматель в сфере услуг.

Наконец, часто недооцениваются налоговые обязательства. Многие предприниматели ошибочно считают, что налог нужно платить только по итогам года, забывая об авансовых платежах, фиксированных взносах и сроках подачи отчётности. Чтобы избежать этой ошибки, важно вести отдельный раздел или лист в системе учёта, где будут зафиксированы все обязательные платежи с датами, расчетами и статусом выполнения.