Как не переплачивать налоги при работе на УСН и платить меньше в 2025 году

Малый бизнес в России может выбрать один из нескольких налоговых режимов в зависимости от сферы деятельности, оборота и организационно-правовой формы. Наиболее распространённые режимы — это общая система налогообложения (ОСНО), упрощённая система налогообложения (УСН), патентная система (ПСН) и налог на профессиональный доход (НПД, или «налог для самозанятых»). Каждый режим имеет свои особенности, ставки и требования к отчётности.

Упрощённая система налогообложения особенно привлекательна для малого бизнеса по нескольким причинам. Она позволяет значительно снизить налоговую нагрузку и упростить ведение учёта. УСН доступна ИП и организациям с годовым доходом до 200 млн рублей и численностью персонала до 130 человек. Предприниматель может выбрать один из двух вариантов:

• УСН «Доходы» — ставка от 1% до 6% (в зависимости от региона) с оборота, без учёта расходов;

• УСН «Доходы минус расходы» — ставка 5–15% на разницу между доходами и документально подтверждёнными расходами.

«УСН — это реальный инструмент оптимизации налогов. Особенно выгодна система ‘Доходы минус расходы’ для бизнеса с высокими затратами на производство или закупку», — поясняет налоговый консультант Александр Степанов.

В отличие от ОСНО, где необходимо уплачивать НДС, налог на прибыль и налог на имущество, при УСН налоговая нагрузка сконцентрирована в одном платеже, а отчётность минимальна. Это снижает как прямые расходы, так и затраты на бухгалтерское обслуживание. Такой подход делает УСН особенно выгодной для начинающих предпринимателей, ИТ-компаний, сферы услуг и интернет-бизнеса.

При применении УСН важно понимать, какие именно поступления признаются доходами и включаются в налоговую базу. Налог уплачивается не с любой суммы, поступившей на счёт, а с тех доходов, которые определены Налоговым кодексом РФ как облагаемые. Ошибки в определении доходов могут привести как к переплате налога, так и к штрафам за недоплату.

Доходами при УСН считаются:

• поступления денежных средств от реализации товаров, работ и услуг;

• авансы и предоплаты, полученные от клиентов;

• внереализационные доходы (штрафы, пени, курсовые разницы, доходы от сдачи имущества в аренду);

• оплата по договорам, в том числе по бартеру (оценивается по рыночной стоимости).

Не включаются в доходы, облагаемые налогом:

• займы, полученные от юридических или физических лиц;

• возврат ранее уплаченных налогов;

• средства, внесённые в уставный капитал или в качестве вклада участника;

• переводы между своими расчётными счетами.

«Налоговая база по УСН формируется на кассовой основе — то есть в момент фактического поступления денег, а не при подписании акта или счета», — подчёркивает налоговый эксперт Наталья Фролова.

Для корректного расчёта налога необходимо регулярно вести Книгу учёта доходов и расходов (КУДиР), в которую вносятся все облагаемые доходы и, при необходимости, подтверждённые расходы. Ошибки в КУДиР, как правило, ведут к занижению базы и налоговым доначислениям после проверки. Поэтому важно использовать бухгалтерские программы или онлайн-сервисы, которые автоматически формируют отчётность по УСН и исключают ручные неточности.

Одним из главных преимуществ УСН «Доходы минус расходы» является возможность уменьшения налоговой базы за счёт расходов, которые документально подтверждены и соответствуют требованиям Налогового кодекса. Это позволяет значительно снизить сумму налога, так как предприниматель платит налог не с общей выручки, а с разницы между доходами и расходами. Однако важно помнить, что расходы должны быть экономически обоснованными, документально подтверждёнными и необходимыми для ведения бизнеса.

Какие расходы можно учитывать при расчёте налога по системе «Доходы минус расходы»:

• Затраты на приобретение товаров, материалов, сырья — все расходы на закупку товаров для перепродажи, сырья и материалов для производства.

• Оплата труда сотрудников и налоговые отчисления — зарплата сотрудников, социальные взносы, страховые взносы на обязательное медицинское и пенсионное страхование.

• Амортизация основных средств — расходы на использование и износ оборудования, транспорта, производственных помещений.

• Арендные платежи — расходы на аренду офисов, производственных помещений, складов.

• Расходы на маркетинг и рекламу — затраты на продвижение товаров и услуг, включая интернет-рекламу, создание сайтов и SEO-услуги.

• Прочие операционные расходы — командировки, обучение сотрудников, услуги связи, коммунальные платежи и многое другое.

«При правильно оформленных расходах и грамотной учётной политике можно существенно снизить налогооблагаемую базу. Важно, чтобы каждый расход был подтверждён первичными документами, такими как накладные, акты выполненных работ, договора», — поясняет бухгалтер Ольга Лебедева.

Кроме того, при учёте расходов важно следить за правильностью их классификации. Например, расходы на личное потребление (например, покупка автомобилей или других предметов роскоши) не могут быть учтены в качестве налоговых затрат. Подход к расходам должен быть прозрачным и соответствовать бизнес-целям. Также стоит учитывать, что налоговая инспекция может проверять оправданность и обоснованность расходов, поэтому все затраты должны быть подтверждены документально и иметь прямую связь с деятельностью компании.

Грамотно организованный учёт расходов не только уменьшает налоговую базу, но и помогает предпринимателю оптимизировать расходы на ведение бизнеса, улучшая финансовые результаты.

Индивидуальные предприниматели на УСН имеют законное право уменьшать сумму налога за счёт уплаченных фиксированных страховых взносов. Это один из самых эффективных и простых способов легально снизить налоговую нагрузку. Фиксированные взносы ИП обязаны платить ежегодно вне зависимости от наличия дохода или сотрудников. В 2025 году их размер составляет:

• на пенсионное страхование — 45 000 рублей (ориентировочно);

• на медицинское страхование — 10 000 рублей.

Если предприниматель работает без наёмных сотрудников и применяет УСН с объектом «доходы», он может уменьшить сумму налога на всю сумму уплаченных фиксированных взносов — вплоть до 100%. Это означает, что если налог, рассчитанный как 6% от доходов, меньше суммы взносов, платить ничего не придётся. Например, при доходе 800 000 рублей налог составит 48 000 рублей, а уплаченные взносы — 55 000 рублей. В этом случае налог можно уменьшить до нуля.

«Фиксированные взносы — не просто обязательный платёж, а инструмент налоговой оптимизации. Их своевременная уплата позволяет предпринимателю законно не платить налог по УСН, если доходы невелики», — отмечает налоговый консультант Дмитрий Агеев.

Для ИП с сотрудниками ограничение действует: уменьшить налог можно только на 50%, а не на полную сумму взносов. Также важно учитывать, что налог можно уменьшать только на взносы, фактически уплаченные в течение налогового периода. Поэтому имеет смысл платить взносы авансом, чтобы включить их в расчёт налога за текущий год. Правильное планирование и учёт этих платежей помогает существенно сэкономить, особенно в первые годы ведения бизнеса.

Налоговые вычеты при УСН — это возможность уменьшить сумму исчисленного налога за счёт определённых расходов, не всегда относящихся к категории стандартных операционных затрат. В отличие от прямого учёта расходов при системе «доходы минус расходы», вычеты могут применяться как дополнительный инструмент снижения налоговой нагрузки при объекте «доходы». Особенно это актуально для индивидуальных предпринимателей без сотрудников.

Основные виды налоговых вычетов, которые можно применить при УСН:

• Страховые взносы на себя — фиксированные и добровольные;

• Добровольное пенсионное страхование;

• Расходы на оплату больничных, декретных и страховых взносов за сотрудников — при наличии персонала;

• Налоговые авансы и переплаты по итогам года — если ранее был переплачен налог.

«Многие предприниматели забывают, что взносы на добровольное медицинское или пенсионное страхование также могут уменьшать налог. Главное — правильно оформить документы и включить их в расчёт при подаче декларации», — подчёркивает специалист по налогообложению Ирина Волкова.

Важно: налоговый вычет возможен только на суммы, которые фактически уплачены в течение налогового периода. Если вы планируете сократить налог за счёт страховых взносов или иных вычетов, платите их до 31 декабря отчётного года. Также существует ограничение — при УСН с объектом «доходы» налог может быть уменьшен на 100% только для ИП без сотрудников. Для предпринимателей с работниками лимит составляет 50% от суммы налога.

Правильное применение налоговых вычетов требует аккуратного ведения учёта и знания действующих норм. Использование профессионального бухгалтерского софта или консультации с налоговым экспертом помогут избежать ошибок и максимально использовать вычеты для снижения налога.

Даже при упрощённой системе налогообложения предприниматели нередко переплачивают налоги из-за элементарных ошибок в учёте или непонимания норм законодательства. Большинство из этих ошибок можно предотвратить, если знать типичные ситуации, в которых предприниматели теряют деньги.

Частые причины переплаты налога при УСН:

• Ошибки в определении доходов — например, включение в налоговую базу займов или переводов между своими счетами, которые не являются доходом по НК РФ.

• Неполное использование расходов при УСН «доходы минус расходы» — предприниматель не включает в расчёт допустимые затраты, такие как аренда, связь, амортизация или командировочные.

• Неприменение вычетов на страховые взносы — особенно у ИП без сотрудников, где налог можно уменьшить на 100% уплаченных взносов.

• Несвоевременная оплата взносов — взнос, уплаченный в январе следующего года, не уменьшит налог за прошедший период.

• Неверное ведение КУДиР — отсутствие подтверждающих документов, ошибки в датах или классификации операций приводят к отказу в зачёте расходов.

«Самая обидная переплата — когда предприниматель честно платит, но просто не знал, что мог сократить налог на десятки тысяч рублей», — отмечает практикующий бухгалтер Елена Мартынова.

Чтобы избежать переплат, важно регулярно сверять свою налоговую нагрузку с лимитами и возможностями для вычетов, использовать современные бухгалтерские программы или онлайн-сервисы и не откладывать учёт до конца года. Также полезно один раз в год проводить аудит налогов — самостоятельно или с участием специалиста. Это позволит выявить ошибки до подачи декларации и скорректировать расчёты в рамках закона.

Ведение бухгалтерии при УСН требует внимания к деталям, даже несмотря на упрощённый характер учёта. Основной документ, который обязан вести предприниматель или организация на УСН — Книга учёта доходов и расходов (КУДиР). Именно на основании КУДиР формируется налоговая база и подаётся годовая декларация. Ошибки в этой книге, отсутствие документов или неверная классификация операций могут привести к переплате налога или штрафам со стороны ФНС.

Чтобы избежать проблем, бухгалтерский учёт при УСН должен включать:

• Своевременную регистрацию всех доходов на дату фактического поступления средств;

• Подтверждение всех расходов первичными документами — договорами, накладными, актами, платёжками;

• Раздельный учёт личных и бизнес-операций, особенно если используется один расчётный счёт;

• Корректное отражение страховых взносов, которые уменьшают сумму налога;

• Хранение всей документации не менее четырёх лет, включая электронные чеки и квитанции.

«Многие ИП ведут КУДиР в Excel вручную и допускают критичные ошибки — забытые платежи, задвоенные суммы, неправильные даты. Это приводит к искажению налоговой базы», — комментирует практикующий бухгалтер Светлана Исаева.

Оптимальным решением для малого бизнеса становится использование онлайн-бухгалтерии или облачных сервисов (например, «Контур.Эльба», «Моё дело», «Бухсофт»), которые автоматически рассчитывают налоги, ведут КУДиР и напоминают о сроках уплаты взносов. Это снижает риск ошибок и позволяет предпринимателю сосредоточиться на бизнесе, не отвлекаясь на рутинную отчётность. Грамотное ведение учёта не только защищает от штрафов, но и позволяет не переплачивать налоги, фиксируя все возможные вычеты и расходы.

Автоматизация учёта и использование онлайн-сервисов — один из самых эффективных способов оптимизации налогов при работе на УСН. Предприниматели и малые компании, которые ведут расчёты вручную, часто упускают важные вычеты, допускают ошибки в КУДиР и теряют деньги. Онлайн-бухгалтерия позволяет не только избежать переплат, но и минимизировать вероятность штрафов со стороны налоговой.

Функции, которые автоматизированные сервисы выполняют за предпринимателя:

• Автоматическое заполнение КУДиР по банковским выпискам и чекам онлайн-кассы;

• Учёт страховых взносов и вычетов с учётом ограничений по УСН;

• Своевременное напоминание о сроках уплаты налогов и взносов;

• Формирование и отправка налоговой декларации в ФНС в электронном виде;

• Хранение всех документов и архива операций в облаке.

«Онлайн-бухгалтерия стала для меня спасением: раньше я теряла по 20–30 тысяч в год на неправильных расчетах. Сейчас сервис сам считает и даже отправляет декларации», — делится предприниматель Анна Демина, владелица интернет-магазина.

Популярные сервисы, такие как «Контур.Эльба», «Моё дело», «Тинькофф Бизнес», «СберБизнес», интегрируются с банками, онлайн-кассами и позволяют вести учёт почти без участия бухгалтера. Особенно удобно это для ИП без сотрудников, которым не требуется сложная отчетность. Для организаций или ИП с персоналом автоматизация помогает отслеживать выплаты, формировать отчёты по взносам и подавать СЗВ-М, РСВ и другие формы.

В результате, автоматизация снижает риск ошибок, позволяет использовать все законные способы уменьшения налога, экономит время и делает финансовую часть бизнеса прозрачной. Это особенно актуально в 2025 году, когда требования к отчётности и контролю со стороны налоговой становятся всё строже.

Правильная и своевременная сдача отчётности при УСН — обязательное условие для того, чтобы избежать переплат, пени и штрафов. Даже при «упрощёнке» предприниматели и организации обязаны вести налоговый учёт и отчитываться в ФНС. Нарушения сроков или ошибок в расчётах достаточно, чтобы получить доначисления или попасть под проверку. Особенно это актуально в 2025 году, когда усиливается автоматический контроль налоговой за расчётами и вычетами.

Основная отчётность при УСН включает:

• Налоговая декларация по УСН — сдаётся один раз в год: для ИП до 30 апреля, для организаций — до 31 марта;

• Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) — не сдаётся, но должна быть заполнена и представлена по требованию ФНС;

• Отчёты по сотрудникам (СЗВ-М, РСВ, 6-НДФЛ и др.) — обязательны при наличии работников, даже если их один;

• Платёжные поручения на уплату налога и взносов — должны соответствовать срокам и отражаться в учёте.

«Ошибки в декларации — не редкость. Но самая частая проблема — это несвоевременная уплата налога или неучтённые взносы, из-за чего предприниматель платит больше, чем нужно», — говорит налоговый консультант Виктор Назаров.

Чтобы избежать переплат и проблем с ФНС, важно не только правильно рассчитать налог, но и задокументировать вычеты (например, страховые взносы), учесть авансовые платежи, не забыть про переплаты прошлых лет, которые можно зачесть. Ведение учёта вручную часто приводит к тому, что предприниматель упускает эти детали. Поэтому рекомендуется использовать сервисы, которые автоматически формируют декларацию и показывают, какие суммы можно зачесть или вернуть. Также полезно делать сверку с ИФНС хотя бы раз в год — это поможет убедиться, что задолженности и переплаты отсутствуют.

УСН — эффективный режим налогообложения для малого бизнеса, но он перестаёт быть выгодным при достижении определённого уровня доходов, затрат или при изменении бизнес-модели. Переход на другую систему может снизить налоговую нагрузку, особенно если доля расходов превышает 70% от выручки или если появляются крупные заказчики, которым важен НДС в счетах.

Ситуации, когда стоит рассмотреть смену УСН:

• Доля расходов высока, а вычет по УСН не перекрывает налог — на общей системе можно учесть все расходы и вернуть НДС;

• Выручка приближается к лимиту УСН (в 2025 году — 200 млн рублей) — при его превышении автоматически произойдёт переход на ОСНО, но без подготовки;

• Клиенты — в основном юридические лица — для них наличие НДС важно, а УСН не позволяет его выделять;

• Есть экспорт, импорт или участие в госзакупках — это требует полноценного документооборота и НДС.

«Мы перешли на ОСНО, когда годовой оборот перешагнул 120 млн, а расходы стали съедать большую часть прибыли. Благодаря вычету по НДС и полному учёту затрат налоговая нагрузка снизилась на 15%», — делится опытом руководитель производственной компании из Екатеринбурга.

Прежде чем переходить с УСН на ОСНО или патент, стоит провести налоговый анализ: сравнить эффективную ставку налога по УСН и предполагаемую по другой системе. Также важно учитывать расходы на бухгалтерию и отчётность — они возрастают при переходе на ОСНО. Лучшее время для смены режима — с начала календарного года, до 31 декабря предыдущего года, чтобы избежать технических и налоговых сложностей.